9 de junio – Día Internacional de los Archivos
«En 2007, el Consejo Internacional de Archivos declaró oficialmente el 9 de junio como Día Internacional de los Archivos.
La congregación de las Hermanas de la Providencia siempre ha considerado que sus archivos son muy importantes para perpetuar su Carisma y su Misión. Como prueba de ello, se puede leer en el capítulo 52 de las primeras Reglas impresas de la Comunidad, en 1858: «Habrá archivos en la secretaría y en la oficina de finanzas, que estarán protegidos del fuego y se mantendrán en tan buen orden que será fácil encontrar allí toda clase de papeles».
Aunque los métodos han cambiado desde entonces, los Archivos Providencia de toda la congregación continúan hoy salvaguardando cuidadosamente los documentos de las Hermanas de la Providencia.»
Marie-Claude Béland, Archivista Profesional
REGLAS HABITUALES.
CAPÍTULO LII
Archivos, registros, inventarios y
formularios de actas.
- Habrá archivos en la secretaría y en la oficina de finanzas, que estarán protegidos del fuego y se mantendrán en tan buen orden que será fácil encontrar allí toda clase de papeles.
- Para ello, todos los libros, registros y papeles deberán estar debidamente clasificados y colocados en armarios o cajones numerados o etiquetados para que puedan ser fácilmente localizados.
- Se anotarán en un libro titulado: Memorándum de papeles faltantes, los contratos, libros e inventarios que sean tomados de los archivos, especificando a quién se entregó el papel, en qué momento y con qué fin. Se anotará la fecha de devolución del papel a los archivos.
- Cada libro tendrá su propio título, para que pueda saberse qué actas se insertan en él.
- En la redacción de las actas se respetarán las fórmulas usualmente empleadas.
- Habrá libros para la comunidad, el noviciado, los pabellones de enfermos y otros, para registrar las actas de las deliberaciones, las recepciones, los despidos o las defunciones y otras cosas semejantes.
- Al final de cada libro o registro, se hará un buen índice, mediante el cual se podrá…